Redegørelsen - ekstern audit 2009
Redegørelse om indsats og resultater i forbindelse ekstern audit 2009 og med opnåelse af certifikat den 21. oktober 2009 på Natur- og Miljøområdet, Skive
Kommune.
Den 16. og 17. september 2009, blev Natur- og Miljøafdelingen i Skive kommune auditeret af certificeringsorganet FORCE Certification. Audit er udført i henhold til FORCE Certification’s auditprocedurer i overensstemmelse med ISO17021. Auditfund er baseret på observationer indsamlet som stikprøver.
Ved denne audit, blev Natur- og Miljøs kvalitetsstyringssystem / kvalitetshåndbog gennemgået, og følgende positive observationer blev konstateret:
1. Kommunen anvender Schultz kommunekoncept til styring
af kvalitetshåndbog og procedurer. Dette system virker meget
overbevisende, og er meget nemt at finde rundt i.
2. Det er tydeligt, at der er lagt stort og seriøst arbejde i systemet.
3. Kompetencer styres ved hjælp af kompetenceoversigtsskema.
Her er behovet for kompetencer opgjort, og medarbejdernes
kompetencer er registreret på tre niveauer.
4. Kommunen har 2 interne auditorer. Af auditplanen fremgår det, at
auditorer ikke auditerer eget arbejde.
5. Kommunen vil bruge medarbejderudviklingssamtaler til at afdække
medarbejdernes kompetencer yderligere.
Desuden vil der blive udarbejdet en kompetenceudviklingsplan, så kommunen også har styr på kompetencerne i fremtiden.
Andre observationer er klassificeret som afvigelser, bemærkninger og forbedringsforslag.
Under Audit den 16 og 17. september 2009 blev der rejst følgende:
• Ingen afvigelser
• 6 bemærkninger
• 6 forbedringsforslag
De 6 bemærkninger går på følgende:
• Der skal skrives versionsnummer på alle interne og eksterne
dokumenter.
• Det skal beskrives hvordan man sikres sig at informationerne
Structura (databaseprogram) ikke forsvinder.
• Der er opstillet 1 kvalitetsmål, som ikke bliver målt på.
• Begrebet afvigelse skal beskrives og kendskabet til dette skal
forbedres.
• Vi skal sikre at dokumenter i sagsbehandlingen bliver godkendte /
låste i KMD-sag.
• Begrebet kvitteringsskrivelse skal ændres i flere procedurer, og der
skal følges op på dette.
For hver af de 6 bemærkninger, er der blevet lavet en korrektion /
korrigerende handling, og kvalitetshåndbogen opdateret. Alle
bemærkninger var lukkede den 21. oktober 2009 – hvor Natur- og
Miljøområdet fik certifikatet.
Der er givet 6 forbedringsforslag – som ved brug, kan medføre en
forbedring og optimering af systemet.
Indtil næste audit om ca. 10 måneder vil der være følgende fokusområder:
• Vurdering af eksterne konsulenters kompetencer.
• Natur- og Miljøområdets arbejde med kompetenceudviklingsplan og
virksomhedsteamets arbejde med vidensdeling.
• Kommunikation af graden af målopfyldelse til medarbejderne. Dette
gælder især for de opstillede lokale mål.