Conventus
Conventus bruges som både bookingsystem og kontaktplatform. Det er her der bliver sendt informationer og oplysningerne ud til de godkendte folkeoplysende foreninger, om blandt andet ansøgningsfrister. Derfor er det vigtigt, at foreningerne får oprettet sig med minimum bestyrelsens kontaktoplysninger, så informationerne ender det rette sted.
Opret din forening i Conventus
For at opfylde de krav vi stiller til foreningen, er det kun nødvendigt at bruge den gratis udgave af systemet.
Lån af idrætsfaciliteter
I Conventus skal der søges om lån af de kommunale idrætsfaciliteter. Foreningen har først tid i faciliteten, når der er fremsendt en endelig bekræftelse fra systemet. Du må forvente nogle dages sagsbehandling.
Foreninger kan booke haller og gymnastiksale for en hel sæson. Sæsonen følger skoleåret. Fristen for at ansøge om lokaler er hvert år den 15. marts. Derudover kan foreninger bruge haller og sale til stævner og lignende arrangementer, som ansøges løbende.
Har du behov for at låne en hal eller en gymnastiksal inden for 3 uger, SKAL du ringe direkte til Kultur- og Fritidsafdelingen på nummeret herunder.
Skolehaller og gymnastiksale
Foreninger kan søge om at benytte gymnastiksale og haller på følgende skoler og institutioner:
- Brårup Skole
- CKU - Voksenspecialskole
- Gigtplejehjemmet Marienlyst
- Hedemarken
- Hem Skole
- Højslev Skole
- Kunstgræsbaner i Egeris
- Møllegården
- Resen Skole
- Skive Badeland
- Skive Hallerne - KCS
- Skive Skyttecenter
- Skive Stadion
- Skivehus Skole
- Ørslevkloster Skole
- Ådalskolen
- Aakjærskolen
Log ind på Conventus og send din ansøgning
Foreninger skal sende en ansøgning via bookingsystemet Conventus.
Selvejende haller
Det er op til jer som forening at kontakte lige præcis den af hallerne I ønsker at bruge til jeres daglige træning eller til et særligt arrangement, som er en del af jeres forenings aktivitet.
Du kan se en liste over de selvejende faciliteter her:
Udendørsbaner
Udlejning af kunstgræsbanerne i Egeris
Booking af kunstgræsbanerne skal ske ved henvendelse til idrætsinspektør Holger B. Christensen i god tid - mindst en uge - før arrangementet.
Booking er bindende og dermed = betaling.
Alle udlejninger kan annulleres, hvis vejrliget gør det umuligt at rydde banerne eller banerne er uegnet til boldspil (idrætsinspektørens afgørelse).
Oversigt over bookinger og ledige timer findes i linket Conventus i bunden.
Vær opmærksom på, at der ikke bookes direkte, men kun forespørges. Der er først reserveret, når du modtager en bekræftelse.
Foreninger og klubber, der ikke har benyttet kommunale anlæg, og som ønsker at bruge de udendørs idrætsfaciliteter, skal tage direkte kontakt til idrætsinspektøren.
Ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen for det kommende år er altid den første fredag i december måned.
Søg om mål, net og hjørneflag
Foreningerne, som bruger fodboldbanerne i Skive Kommune, skal senest den 1. december hvert år ansøge idrætsinspektøren om mål, net og hjørneflag til brug på de kommunale baner i det kommende år.
Ansøgningen fremsendes via mail til idrætsinspektøren.
Klasse- og faglokaler
Hvis din forening har behov for at låne et klasse- eller faglokale på en af de kommunale folkeskoler, skal I tage direkte til kontakt til den skole I ønsker at låne lokaler hos.
For at søge skal I anvende ansøgningsskemaet til klasse- og faglokaler og sende det direkte til den skolesekretær der er tilknyttet det ønskede lokale.
Ansøgningsfrist
Ansøgningsfristen er hvert år den 15. marts, og ansøgningen gælder således fra den kommende sæson/det kommende skoleår.
Prioriteringer og definitioner
Ansøgningerne skal opdeles og udfyldes på følgende måde:
Ønsker om træning mandag – fredag
Ønsker om træning lørdag og søndag
Rubrikken med antal deltagere over/under 25 år/motionister samt elite skal udfyldes, da
presset på lokaler er meget stort, og en tildeling vil ske ud fra følgende betingelser.
Prioriteringen for tildeling af indendørs kommunale lokaler er:
Unge under 25 år og eliteudøvere
Handicappede
Udøvere over 25 år og motionister
Elitebegrebet er i samarbejde med Skive Idræts Samvirke defineret på følgende
måde:
Volleyball - fra divisionsniveau
Badminton - fra jyllandsserieniveau
Håndbold - fra jyllandsserieniveau
Basketball - fra jyllandsserieniveau
Bowling - fra landets to bedste rækker
Endelig turneringsplan bedes I indsende til Kultur og Fritid straks efter
turneringernes fastlæggelse.
Vi skal endvidere opfordre brugerne til:
1. At foretage en realistisk vurdering af behovet for lokaler
2. At ikke benyttede lokaler bliver afmeldt, så snart I konstaterer, at en planlagt aktivitet
ikke kan gennemføres
3. At lokalekapaciteten bliver udnyttet maksimalt, dvs. at der skal være 4 motionister pr.
badmintonbane pr. time
Når I udfylder skemaet, vil vi opfordre Jer til kun at anføre én skole eller hal på hvert skema.
Regler vedrørende lån af kommunale lokaler.
1. Inden sæsonstart indbyder skolelederen til et møde for foreningernes formænd.
På mødet udleveres
- Skolens ordensregler
- Regler for brug af skolelokaler
- Skolens rengøringsplaner
- Nøgler/kort
Faste punkter på dagsordenen er:
- Samarbejde mellem skole og foreninger
- Planer for årets fastlagte arrangementer udveksles
- Brug af lokalerne
- Planer og procedurer for rengøring af skolens lokaler
- Reklamer i hallerne/lokalerne
- Aftale om erstatning af ødelagt inventar/redskaber (for både skole og forening)
På mødet inden sæsonstart præciseres,
- at der ikke er rengøring i weekender og ferier
- at skolerne er lukket i ferierne og der normalt ikke er udlån i skoleferie
- at udlån i ferier aftales særskilt for hvert arrangement
2. Foreningens bestyrelse har ved sin lærer/leder ansvaret for benyttelse af skolens lokaler,
herunder, at de anvendes til de ansøgte formål. Foreningen har kun adgang til de lokaler og til
de tider, der er ansøgt om og bevilget. Lokalerne skal afleveres i samme stand, som de
overtages, og rengøringsremedier skal derfor være lettilgængelige for fritidsbrugerne.
3. Hvis foreningen i forbindelse med f.eks. et stævne ønsker rengøring ud over den fastlagte
standard før arrangementet, afholder foreningen selv udgifter i forbindelse hermed.
4. Skolens leder har det overordnede ansvar for vedligeholdelse af skolens bygninger og har
den endelige afgørelse, hvis der opstår uenighed mellem forening og teknisk
serviceleder/teknisk servicemedhjælper.
5. Den/de lånte nøgler/kort må ikke kopieres.
6. Nøgler og kort afleveres, når arrangementet, hvortil der er lånt lokaler, er afsluttet. Er
kort/nøgler lånt for en sæson, skal afleveringen finde sted umiddelbart efter sæsonafslutningen,
(senest 5 dage).
7. På det årlige møde mellem skole og foreninger får foreningen udleveret det fornødne antal
nøgler/kort og påtager sig ansvaret for de udleverede nøgler/kort, samt at brugerne overholder
gældende regler.
Foreningen påser, at en ansvarlig lærer/leder altid er til stede, når lokalerne benyttes.
Nøgler/kort udleveres kun til foreningens formand, som fordeler disse til øvrige brugere.
8. Ved bortkomst erstattes nøgler med kr. 500 pr. stk. og kort med kr. 100 pr. stk.
9. Foreningen udarbejder en navneliste over de lærer/leder, der har ansvaret for aktiviteterne.
Listen skal afleveres til skolen.
10. Læreren/lederen fra foreningen har ansvaret for, at alle personer har forladt de lånte
lokaler, samt at alle døre er låst, lyset slukket og vinduerne haspet, før området forlades.
11. Sker der ødelæggelse eller beskadigelse af genstande tilhørende skolen, hvor skaden sker,
på grund af forkert brug eller hærværk, i forbindelse med foreningens aktiviteter har
læreren/lederen fra foreningen ansvaret for, at der hurtigst muligt og senest dagen efter gives
meddelelse til skolen med oplysning om den skete skade. Skolen sender regning til forening på
udbedring af skaderne.
Tilsvarende gælder for genstande ødelagt af skolen ejet af foreningen.
Den ordinære drift og vedligehold afholder skolerne udgifterne til. Foreningerne skal
udelukkende afholde udgifterne, hvis der sker ødelæggelse eller beskadigelse på grund af
forkert brug eller hærværk.
12. Lokalerne afleveres i opryddet stand. Såfremt ekstra rengøring findes nødvendig, betaler
foreningen efter regning for den forbrugte tid til den ekstra rengøring. Teknisk serviceleder
afgør, hvornår evt. ekstra rengøring er nødvendig.
13. Såfremt teknisk serviceleder/teknisk servicemedhjælper tilkaldes uden for arbejdstiden
afholder foreningen udgiften til tilkaldet, såfremt lokalerne ellers er i brugbar stand.
14. Ved udlån i ferier aftaler skole og forening forud for hvert arrangement, hvilken person i
foreningen, der er ansvarlig for aflåsning.
Ved lån i ferier er foreningerne selv ansvarlige for nødvendig oprydning/rengøring.
Skolerne skal sørge for at lokalerne er opvarmet, og at der er adgang til omklædning ifm.
godkendte udlån i ferier mv.
15. Ved ændring af planer skal skolen senest 14 dage forud skriftligt meddele dette til Kultur- og Familieforvaltningen, som herefter sender besked til foreningen.
16. Ved arrangementer med overnatning betales 10 kr. pr. person pr. nat. Dog max. 5000 kr.
pr. skole pr. arrangement. Opkrævning og afregning sker direkte mellem skole og forening.
17. Skolerne skal huske at ansøge brandmyndighederne i forbindelse med arrangementer med
overnatning. Særskilt skema skal anvendes.
18. Arrangementer med entrégivende indtægter:
Der skelnes mellem følgende arrangementer;
1. Der er lejlighedsvise i en skolehal
2. Der er kontinuerlige (stævner, turneringer og mesterskaber)
Ad. 1 Når lejlighedsvis er lig med, at en forening afholder et entrégivende arrangement
højst én gang årligt i en skolehal, skal der ikke svares leje selv om der opkræves entré
Ad. 2 Ved kontinuerlige arrangementer dvs. hvor en forening afholder entrégivende
arrangementer mere end én gang årligt f.eks. entrégivende håndboldkampe.
Her skal der betales halleje minimum for 2 timer, da en håndboldkamp med opvarmning tager
mere end 1 time til afvikling. Det kan aftales med hallen (hvis hallen er interesseret), at der
ikke opkræves entré og ikke betales halleje, hvis det skønnes, at der vil komme færre indtægter
i entré end hvad det koster i halleje.
Generelt kan siges at der ved entrégivende arrangementer betales for halleje svarende til den
tid, hvor der er åbent for publikum og aktiviteten foregår.
Ovenstående gælder for arrangementer der arrangeres af kommunens folkeoplysende
foreninger, i både de selvejende haller og i skolehallerne.
I skolehallerne er det kun de folkeoplysende foreninger der har adgang
Timeprisen for en skolehal sættes til kr. 450 kr. Beløbet reguleres hvert 4. år første gang i 2019
med kr. 50,-
Betaling for halleje i skolehaller opkræves af den pågældende skole.
Det er ikke lovligt at pålægge folk at købe et program, der så samtidig også er entrébillet.
Betaling for halleje i de selvejende haller og i KCL opkræves af hallerne selv.
19. Nogle skoler har tidslås på deres døre, og for at undgå uvedkommende i lokalerne skal
foreninger, der aflyser enkeltstående tider altid give besked til skolen. Hvis der er aflyses flere
tider skal aflysning altid ske til Kultur- og Familieforvaltningen, således andre foreninger har
mulighed for at få tiden.
20. Reglerne er gældende fra den 1. august 2018